【コラム】第4回ITACHIBA会議の裏側 ~実行委員会の長~い一日~


※このページでは実行委員メンバーによるコラムを掲載しております。

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■準備段階は完ぺきだった。はず・・・

11846728_914403791985449_7311181518045844038_n16時集合、16時からしか入館が出来ないにも関わらず、他のメンバーからは15時に現地着、15時半には受付に着く、との投稿がFACEBOOKに躍る。午前中は受付の準備のやりとりなどで昨日よりポンポンと音を立てるFACEBOOKが相変わらずうるさかった。たぶん、「仕事にならない・・・」各メンバーの苛立ちが投稿から何となく見え隠れする。それでも16時の集合には皆が笑顔で迎えてくれた。ほっとする。「さあ、会場へ上がろうか。」この一言から、実行委員会の長い長い戦いが始まった。

到着前に考えていた準備の流れ、各人の役割。何度も頭の中で繰り返した。今回は大丈夫。その反芻したものは、エレベーター内であっけなく崩れる。
「参加者リストに間違えがあり、40名程度の抜けがあるんです」・・・
今から修正・・・今回は、募集を2系統で行った。名寄せ作業は終わっていたはず。皆もきちんと進めていた。確認もした、はずだった。しかしそれはだれも想像はしていなかった。誰も責めれない。小さなトラブル。ここで見つかったことはむしろ良かった。ただ、そして唯一の抜かりであった領収書も準備しなければならない。先送りにしてしまった仕事。自分がやるべきなのにやりきれなかった仕事。4人いる事務局の内3人がいきなりトラブルシューティングと私の尻拭いに当たらなければならなくなる。この時点で考えていたものはすべて白紙になった。

今回の申し込みは130名。受付は5:30から。最低限30分ですべてを名寄せ確認、入館IDの発行、懇親会の勧誘、そして集金を済まさなければならない。受付は7人体制で考えていた展開は、このトラブルでの3人の離脱で一気に崩れ、「5人もいれば充分でしょ」の言葉に首を縦に振らざるを得なくなる。他のスタッフの「指示してよ」の言葉で我に返り、もたもたとメンバーに役割をお願いし、やっと動き出す。情けないことに誰に何をお願いしたかが頭の中を通りすぎる。

初めての会場。受付はビルの7Fで、実施会場はエレベーターを乗り継いで27Fに移動と少し面倒な手間が掛かる。まずは受付の設営作業だ。あれ、受付の机はどの大きさ?どこにあるの?どうやって運び出すの?椅子はどれを使うの?張り紙はして大丈夫なの?確認できないまま、でもなんとなく進む・・・
案の定、あとになって7階に降り立った参加者の方で、受け付けはどこ?きょろきょろされる参加者の方を見受けた。この対策として、受付の後ろに張り紙をする。出来なかったら誰か一人が紙を持ってエレベーターホールで誘導。そう考えていたじゃないか?すっかり忘れている。
実施会場は27Fなので、7Fの受付の状況が判らない。受付でも会場の状況が判らない。これは行き来することで解決する。そんな甘い考えは、あれが抜けてこれを忘れてで、あっけなく、バラバラと音を立てて崩れた。

ボランティアなんだからさ。そんなにしっかりしていなくってもいいんじゃない??
そんな慰めの天使の声は聞こえてこない。
来場いただく方は、ボランティアとかイベント会社とか関係ない。気持ちよく来ていただき、気持ちよく帰って貰う。それがITACHIBAのファン化に繋がり、ITACHIBAは継続、成長できる。そう考えている。これは私だけでなく、実行委員共通の意見、であると思う。

 

■焦りと役割と葛藤

uketsukeさてそうこうしながらも受付は皆の力量で、なんとか格好は付いた、と思う。お客様の誘導も問題なかった、はずだ。そしてイベントがスタートすると、受付を担当するメンバーが急にそわそわし出す。当然である。ITACHIBAメンバーは、受付をやりたいのでも、お客様の誘導をしたいのでもなく、一番聞きたい参加者。なんですよ。自分達が知りたいこと、自分たちが話したいこと、ディスカッションしたいこと。それがITACHIBA会議の毎回のテーマになっているからだ。
7F受付と27F会場をFACETIMEで繋ごう。それで会場の話を受付でも聞ける。。。でも、やはり聞きにくい。来場する参加者の対応もある。集中して聞けない。聞いてもさらりと通り過ぎてしまう状態。
そこで「受付は少しずつ人数を減らそう。聞きたい人は会場に上がって聞いてきな」。徐々に人数は減る。そしてイベント開始30分後には受付は二人体制に。
受付はその後は問題なかったですよ(領収書を渡し忘れるとか、来場者のチェックを転記ミスした以外は・・・)(汗

自分は、当初は遊軍的なフリーな立場でいよう、そう決めていた。全体を見回しておかないときっと穴が出る。足りないところを補完しなければならない。そう思っていたが、二人体制になると残らざるを得ない。
「タバコ行っても大丈夫だよ。」その言葉がありがたかったが、喫煙所がいろんな意味で遠い。自分が1人になったことを考えるとなかなか足が向かない。
開始から1時間。そろそろ受付も終了する。そうしたら27階に上がって、第2部からは参加できる。その前に一服出来るでしょ。何となくほっとした時に事件が起きる。

■怒りの矛先は結局は自分に

12472390_975248975889232_4205711612280342617_n人数大丈夫かな。。。懇親会何人だろう。暇になった受付でそれを確認した時に、とんでもない事実が分かって一気に奈落の底に落とされる。
お金がショートしている。懇親会の予算が足りない?・・・何故だ?何が間違ったんだ??いや今からまだ参加してくれる方が払う分があるから大丈夫?などいろいろ考えて、まさに血の気が引いた。
7階で降り立つ人を見るたびに、こちらに来てください。ITACHIBAですよね?こっちですよ!!頭の中で叫んでいる。でも、そうは問屋は卸してもらえない。何度も行う、確認作業。でも金額は合っている。どなたか来てください。もう一度確認。それを繰り返す。
食事の業者到着まであと何分だろう。そこまでにお金は準備出来るのか?もう一度二人で確認作業。何度数えても増えませんね。だって合っているのだから(汗

そこで受付を撤収し、金額がショートしている旨を、本日のアンケートを作成しているメンバーに相談。
「あなたは今何をやっているの??」今となっては冷たく言い放ってしまった気がする。遊んでいる訳でもないのに、トラブルが起きているなんて彼には知る由もなかったはずなのに。
「何とか皆さんに再度アナウンスしましょう。」「とりあえず、司会者から伝えて貰おう。」
「メッセージ送ります」「紙に書いて渡すか?」「既読が付きました」「了解と返事がきました!」慌ただしいやりとり。
でも仕方ない・・・読み間違えた。自業自得・・・みんな、すまねえ。頭の中で繰り返しながら時間は経っていく。

完ぺきにしよう。やりぬこう。今回もそう片意地を張っていた自分がここにいた。自分だけが頑張っている訳じゃないのに。。。
もっと肩の力を抜いていこう。
一緒に考えてくれる。率先して動いてくれる。嫌な顔せずにケツを拭ってくれる。そんな仲間がいる。今回も大きな反省点。それに気づくのはいつも会場を出てからである。

■最高の来場者に囲まれて

12524314_975247765889353_5646072999264228530_n なんだかんだでイベントが終わり、懇親会が始まる。懇親会スタートのきっかけはどうするんだっけ?打合せでは、三々五々移動してどんどんはじめて貰おう。時間がない中、そろって「乾杯~」などとやっている時間はない。
 そう決めたはずなのに。入り口に立って、そう声をかけながら進めてもらって。。。そう考えていたのに、頭から抜けている。「どうしますか?」「来てください。」なんだか、自分ではないみたいに動く。
やっと腹が括れたのは、一杯のビールでした!!呑気ですね、私は。。。(笑
 けど、ビールというより、皆さんの声。「楽しかったです」「勉強になりました」「次も声かけてくださいね」という嬉しい声をいつくも、本当にたくさんかけてもらう。「ITACHIBAのメンバーに入りたいです」そんな声まで頂いた。これが最高の癒しです。
 仕事柄、いくつかのイベントのお手伝いがある。開催側にいるときに心がけていることは、懇親会も楽しんでほしいということ。
一人で飲んでいる、一人で食事をしている。そういう人がいたら声をかけに行く。話に行く。それが役割と考えている。
 しかし・・・今回の懇親会は。
 私が、「話に入っていいですか?」的に盛り上がっており、そんな心配がない。いくら見回しても、むしろ一人は私だけ(爆
お陰様で多くの人と話せた。掛けて貰った言葉は社交辞令ではないかも。嬉しかった。
長い長い一日だった。でも懇親会と二次会で疲れは吹っ飛んだ。
ITACHIBAは、実行委員会の挑戦です。
名刺に綴った我々の思い。「社会を変える。」「次の日本を変える。」
格好をつけているのではなく、皆が真剣にそう思っている。
運営ミスなんて小さなことだ。そんな小さなことを言ってたら日本を変えるなんて無理だよ(開き直り・・)。
そう。確かにその通り。
でも、小さな綻びが足を引っ張る事例はいくつもある。有る過ぎるくらいある。
だから、小さな失敗も次の糧にする。しなければならないし、我々ならば出来る。
これからも、支えあうメンバーと突っ走りたい。
次回のITACHIBA会議も、皆さんに、今回より喜んでもらえるように。